AI-automatisering som tar bort manuellt arbete
Vi tar en uppgift som i dag kräver att någon kopierar, sorterar eller skriver samma sak om och om igen, och får den att gå av sig själv. Ett flöde i taget, med fast pris och en tydlig gräns för vad som ingår.
- Från
- Formulär på hemsidan
- Tid
- Mån 06.58
- Ärende
- Fönsterputs, villa, 14 fönster
- Sortering
- Privatkund, fönsterputs
- Svar
- Utkast med pris ur prislistan, väntar på godkännande
- NyLäst, sorterad och sammanfattadMån 06.59
- BesvaradUtkastet godkänt och skickatMån 07.40
- BokadTid lagd i kalendernTor 09.00
Ett avgränsat flöde, till exempel att förfrågningar sorteras och besvaras automatiskt. Större system offereras efter kravmöte.
Exklusive moms.
Samma handgrepp, varje dag
De flesta småföretag har ett par uppgifter som ingen har valt men alla gör. Förfrågningar som ska läsas och skickas vidare. Uppgifter som ska flyttas från ett formulär till ett offertunderlag, och mejl som ska bli ärenden någonstans.
Var för sig tar de några minuter. Tillsammans blir det timmar i veckan, ofta på kvällen och ofta av den som borde göra något annat.
Det är också där saker tappas bort. Den som flyttar uppgifter för hand gör fel ibland, särskilt klockan tio på kvällen.
Ett flöde, byggt på verktygen ni redan har
Vi börjar med att se hur uppgiften görs i dag, steg för steg. Sedan bygger vi ett flöde som gör samma sak. Det hämtar uppgiften där den kommer in, gör det som ska göras och lämnar resultatet där ni vill ha det.
AI används i de steg där något ska förstås eller skrivas. Att avgöra om ett mejl är en förfrågan, en reklamation eller en leverantörsfaktura. Att sammanfatta ett långt formulärsvar eller skriva ett första utkast till svar. Resten är vanlig automation som gör exakt samma sak varje gång.
Där ett fel kostar något skickar flödet ett utkast som en människa godkänner. Ni bestämmer hur mycket som ska gå automatiskt.
- Förfrågningar som sorteras
- Mejl och formulär läses, märks med typ av ärende och går till rätt person med ett utkast till svar.
- Offertunderlag som sammanställs
- Kundens svar i formuläret blir ett underlag med mått, önskemål och bilder samlade, klart att prissätta.
- Mejl som blir ärenden
- Inkommande mejl blir en post i kundregistret med kontakt, ärende och nästa steg utsatt.
- Uppgifter som skrivs in en gång
- Det som i dag skrivs in i två system förs över automatiskt från det ena till det andra.
Det här ingår
- Genomgång av hur uppgiften görs i dag och en skriftlig beskrivning av flödet innan vi bygger
- Ett avgränsat flöde med kopplingar till de verktyg ni redan använder
- AI-steg för sortering, sammanfattning eller svarsutkast där det behövs
- Godkännandesteg där en människa ska säga ja innan något skickas
- Test med era egna exempel innan flödet slås på skarpt
- Dokumentation av flödet och AI-instruktionerna, som ni äger
- Drift: övervakning, felrättning och justering när något i era verktyg ändras
När flödet går
De första veckorna följer vi varje körning. Vi läser vad AI-stegen har gjort, rättar instruktionerna där de missförstått och flyttar gränsen för vad som går automatiskt när ni är trygga med det.
Sedan sköter flödet sig. Vi övervakar det och får en varning om en koppling slutar fungera, till exempel när ett verktyg byter inloggning eller ändrar hur det lämnar ut data. Det rättar vi.
Vi mäter hur många ärenden flödet hanterar och hur ofta någon behöver gå in och ändra. Den siffran visar om flödet gör nytta eller behöver byggas om.
Passar er om
- Ni gör samma uppgift för hand flera gånger i veckan och kan beskriva stegen
- Uppgifterna finns redan digitalt, i mejl, formulär eller ett system
- Ni använder verktyg som går att koppla ihop, till exempel Google Workspace, Microsoft 365, ett CRM eller Fortnox
Passar inte om
- Uppgiften händer någon gång i månaden. Då tar det längre tid att bygga flödet än att göra den själv.
- Ni behöver ny programvara, till exempel en kundportal. Det är ett skräddarsytt system och ett annat projekt.
Så går det till
Samma fem steg i varje uppdrag, från analys till drift.
- NulägesanalysKostnadsfritt
- RitningNi godkänner offerten
- ByggeHalva beloppet vid start
- InsvängningResten när ni godkänt
- Stabil driftIngen bindningstid
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mot en chattbot?
En chattbot svarar besökare på hemsidan. Ett AI-flöde arbetar i bakgrunden med det som redan kommer in: mejl, formulär och uppgifter i era system. Det kan skriva ett svarsutkast, men poängen är att ni slipper sortera, kopiera och föra över. Vill ni ha en chattbot kan den byggas som ett eget flöde. Vi börjar hellre med det som tar er tid i dag.
Vad händer om AI:n gör fel?
Den gör fel ibland, och flödet byggs för det. Där ett misstag kostar något blir resultatet ett utkast som någon godkänner. Känner flödet inte igen ett ärende skickas det till en människa i stället för att gissas. De första veckorna läser vi körningarna och rättar instruktionerna där AI:n missförstått.
Vad räknas som ett avgränsat flöde?
Ett flöde har en början, ett slut och ett fåtal verktyg emellan. Ett formulär kommer in, AI sammanfattar det, underlaget hamnar i kundregistret och ni får ett mejl. Sådant ryms i från-priset. Behöver flödet gå genom många system, eller kräver det ny programvara, blir det ett större projekt. Då får ni en offert efter ett kravmöte.
Vem äger flödet och AI-instruktionerna?
Ni. Flödet byggs i konton som står på er, och instruktionerna dokumenteras så att någon annan kan ta över dem. Månadstjänsten har ingen bindningstid och en månads uppsägning. Licenser för verktygen betalar ni direkt till leverantören, så att ni vet vad varje del kostar.
Hur hanteras GDPR när AI läser kundernas mejl?
Vi skriver ett personuppgiftsbiträdesavtal med er innan flödet kopplas in. Till AI-tjänsten skickas bara de uppgifter som behövs, och vi väljer leverantörer som inte tränar sina modeller på er data och som behandlar den inom EU där det går. Vad flödet gör med personuppgifter står i dokumentationen, så att ni kan svara om en kund frågar.
Bli uppringd
Lämna namn och nummer, så ringer vi när det passar er.
- Vi ringer upp på den tid ni valt.
- Ni berättar vad ni behöver, vi säger ärligt vad som passar.
- Vill ni gå vidare får ni en fast offert.
Hänger ihop med
Beskriv uppgiften som tar mest tid
Boka ett möte och berätta hur den går till i dag. Vi säger om den går att automatisera, ungefär vad det kostar och om det är värt det.
Halva projektpriset vid start, resten när ni godkänt leveransen. Avbryts projektet betalar ni bara för det som hunnit göras.