AI-mejlagent som svarar på kundmejlen
Samma frågor kommer varje dag: vad kostar det, hur lång tid tar det, kan ni komma på torsdag. Agenten svarar på dem direkt, med er prislista och era regler som grund, och skickar vidare till en människa så fort den är osäker.
- Från
- Kund, ny förfrågan
- Kanal
- Inkorgen, 21.14
- Fråga
- Pris på flyttstädning, tre rum och kök
- Regel
- Prislista + restid, aldrig rabatt
- LästAgenten läser och klassar ärendet21.14
- BesvaradPrisintervall ur prislistan, med förbehåll21.15
- BokadKunden valde tid i kalendern21.22
- ÖverlämnadFöljdfråga om försäkring gick till erOns 08.05
Svarar på kundmejl efter era regler och er prislista, och lämnar över till er när den är osäker. 300 besvarade mejl per månad ingår, därefter 6 kr per mejl.
Exklusive moms.
Ingår i Grund, Flöde och Full drift.
Mejl som ligger obesvarade kostar jobb
De flesta förfrågningar kommer i skrift, och de flesta kommer när ingen sitter vid datorn. Kvällar, helger, mitt under ett jobb.
Den som väntar på svar skriver ofta till fler än er. Den som svarar först får oftast frågan, och ibland affären.
Att svara snabbt är inte svårt. Det är bara omöjligt att göra hela tiden, och det är alltid de dagar det är mest att göra som det slutar fungera.
Så fungerar agenten
Agenten kopplas till den inkorg ni redan använder. Den läser mejlet, avgör vad det handlar om och svarar på det som ryms inom de regler ni har satt.
Reglerna skriver vi tillsammans med er: prislistan den får hänvisa till, vad den aldrig får lova, vilka ärenden som alltid ska till en människa och hur den ska låta. Den säger själv att den är en assistent.
Är den osäker gissar den inte. Då går mejlet vidare till er med en sammanfattning och ett förslag på svar, som ni skickar eller skriver om.
- Era regler, inte modellens gissningar
- Priser, leveranstider och villkor kommer ur det ni har skrivit. Saknas uppgiften svarar den inte på frågan.
- Överlämning som standard
- Klagomål, avtalsfrågor och allt som rör pengar utanför prislistan går alltid till en människa.
- Allt loggas
- Varje mejl agenten läst och skickat går att läsa i efterhand. Blev ett svar fel ändrar vi regeln samma dag.
Det här ingår
- Koppling till er inkorg och, om ni vill, till formuläret på hemsidan
- Regelverk skrivet med er: prislista, leveranstider, tonfall och det den aldrig får lova
- Klassificering av ärenden, så att fel sorts mejl aldrig besvaras automatiskt
- Överlämning till er med sammanfattning och förslag på svar när agenten är osäker
- Signatur som säger att svaret kommer från en assistent, med er avsändaradress
- Ett fast antal besvarade mejl varje månad, se prisrutan
- Drift: vi läser igenom svaren varje månad och uppdaterar reglerna när ni ändrar priser eller villkor
Räkna på er inkorg
Säg att ni får tjugo förfrågningar i veckan per mejl och att hälften är samma sorts fråga om pris och tillgänglighet.
Säg att ni i dag svarar på dem i snitt sex timmar senare, och att några av dem hinner fråga någon annan under tiden. Agenten svarar inom en minut, dygnet runt, på just den halvan.
Jämför två saker med månadspriset i prisrutan: tiden ni lägger på att skriva samma svar, och de jobb ni inte får för att någon annan svarade först.
Räkneexemplet bygger på antaganden, inte på resultat från en kund. Hur många mejl ni får och hur snabbt ni svarar går att mäta i er egen inkorg innan ni bestämmer er.
De första veckorna och sedan
Första tiden går agenten i skuggläge: den skriver förslag som ni godkänner innan de skickas. Ni ser exakt vad den hade svarat, och vi rättar reglerna innan något går ut.
När förslagen stämmer släpper vi den fri på de ärendetyper ni pekat ut, och behåller överlämningen på resten.
Sedan läser vi igenom svaren varje månad, uppdaterar reglerna och rapporterar hur många mejl som besvarades, hur många som lämnades över och hur lång svarstiden blev.
Passar er om
- Ni får många mejl med samma frågor: pris, tid, tillgänglighet, villkor
- Förfrågningar kommer utanför arbetstid och blir liggande till nästa dag
- Ni har en prislista eller villkor som går att skriva ner
- Ni säljer på nätet och får frågor om leverans, retur och lagersaldo
Passar inte om
- Ni får någon enstaka förfrågan i veckan. Då svarar ni snabbare själva än vad uppsättningen är värd.
- Nästan varje mejl kräver en bedömning som bara ni kan göra, till exempel offerter som ska räknas från ritning.
- Ni vill att en robot ska låta som en människa. Vår säger att den är en assistent, och det är inte förhandlingsbart.
Så går det till
Samma fem steg i varje uppdrag, från analys till drift.
- NulägesanalysKostnadsfritt
- RitningNi godkänner offerten
- ByggeHalva beloppet vid start
- InsvängningResten när ni godkänt
- Stabil driftIngen bindningstid
Vanliga frågor
Vad händer om agenten svarar fel på en kund?
Den får en avgränsad uppgift: svara på det som står i era regler, och lämna över resten. Den lovar inga priser som inte finns i prislistan och bokar inga tider den inte har täckning för. Varje svar loggas och går att läsa i efterhand. Ser ni något som blev fel ändrar vi regeln, oftast samma dag. Första veckorna går den dessutom i skuggläge, där ni godkänner varje svar innan det skickas.
Märker kunden att det är en AI?
Ja, och det är meningen. Signaturen säger att svaret kommer från en assistent och att en människa läser tråden. Vi bygger inte agenter som låtsas vara en anställd. Det är både ärligare och mindre riskabelt: den som vet att den pratar med en assistent ber om en människa när frågan kräver det.
Måste vi byta mejlsystem?
Nej. Agenten kopplas till den inkorg ni redan har. Vi behöver behörighet till den adress ärendena kommer in på, och den ger ni i ert eget konto och kan ta bort när ni vill.
Vad händer med kundernas uppgifter?
Vi skriver ett personuppgiftsbiträdesavtal och sätter gallring på det som lagras utanför er inkorg. Vilken leverantör som står bakom språkmodellen är ännu inte bestämt, och vi skriver in namnet i avtalet innan ni skriver på, inte efteråt. Mejl som innehåller känsliga uppgifter klassas så att de alltid går till en människa.
Kan den boka tider också?
Ja, om er kalender går att koppla. Då får kunden en länk med lediga tider i svaret, eller en bokad tid direkt när frågan är entydig. Går kalendern inte att koppla svarar agenten på frågan och lämnar över bokningen till er.
Vad kostar mejl utöver det som ingår?
Ett antal besvarade mejl per månad ingår i driften. Går ni över betalar ni ett fast pris per mejl, och båda står i prisrutan på sidan. Bara mejl som agenten faktiskt besvarar räknas; de som lämnas över till er kostar ingenting.
Bli uppringd
Lämna namn och nummer, så ringer vi när det passar er.
- Vi ringer upp på den tid ni valt.
- Ni berättar vad ni behöver, vi säger ärligt vad som passar.
- Vill ni gå vidare får ni en fast offert.
Vad som händer med ett mejl
Agenten svarar bara på det som ryms inom era regler. Allt annat går till en människa, med en sammanfattning och ett förslag på svar.
- Ett kundmejl kommer in i er vanliga inkorg.
- Agenten läser mejlet och avgör vad ärendet gäller.
- Den jämför frågan med era regler: prislistan, leveranstider och det den aldrig får lova.
- Ryms svaret inom reglerna skickas det direkt, med er avsändaradress och en signatur som säger att det kommer från en assistent.
- Är den osäker, eller gäller ärendet pengar utanför prislistan, går mejlet till er med en sammanfattning och ett förslag på svar.
- Allt som lästs och skickats loggas, och reglerna uppdateras när ni ändrar priser eller villkor.
Första veckorna går agenten i skuggläge: den skriver förslag som ni godkänner innan något skickas.
Hänger ihop med
Börja i skuggläge, inte skarpt
Boka ett möte. Vi tittar på en vecka i er inkorg, säger vilka ärenden som går att svara på automatiskt och vilka som aldrig ska vara det.
Halva projektpriset vid start, resten när ni godkänt leveransen. Avbryts projektet betalar ni bara för det som hunnit göras.