E-faktura och Peppol, vad som gäller

En snickare vann en upphandling hos kommunen, gjorde jobbet och skickade fakturan som PDF i ett mejl, som han gjort i tjugo år. Den kom tillbaka. Kommunen hade inget system att ta emot den i, och enligt lagen får den inte betala den heller.

Det är den vanligaste varianten av det här problemet, och den upptäcks nästan alltid för sent, när pengarna redan väntas in. Nedan står vad lagen kräver, vad Peppol är, hur ni ansluter och vilka regler som kommer.

En PDF är inte en e-faktura

Definitionen står i lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Med elektronisk faktura avses enligt 2 § en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt.

Nyckelordet är strukturerat. En e-faktura är en fil som ett annat system kan läsa utan att en människa tolkar den, i praktiken XML. Upphandlingsmyndigheten skriver att en PDF-faktura inte är en e-faktura, just eftersom den inte är ett strukturerat format som kan behandlas automatiskt.

Det handlar alltså inte om hur fakturan skickas. En PDF i ett mejl, en PDF på ett USB-minne och en utskriven PDF är samma sak i lagens ögon.

Vem kravet träffar

Kravet i 4 § gäller fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet. Upphandlingsmyndigheten formulerar det så att leverantörer ska skicka e-faktura till offentlig sektor när fakturan utfärdas till följd av inköp enligt LOU, LUF, LUFS eller LUK och upphandlingen påbörjats från och med den 1 april 2019.

Det betyder tre saker för ett litet företag.

• Fakturerar ni en kommun, en region, en myndighet eller ett kommunalt bolag som köper enligt upphandlingsreglerna omfattas ni.
• Storleken på ert företag spelar ingen roll. Det finns inget undantag för småföretag i lagen.
• Fakturerar ni bara privatpersoner och andra företag finns inget svenskt lagkrav i dag.

Lagen gäller åt båda hållen. Enligt 5 § är upphandlande myndigheter och enheter skyldiga att ta emot och behandla fakturor som följer den europeiska standarden, och Upphandlingsmyndigheten skriver att alla upphandlande organisationer som berörs av lagen ska vara registrerade som mottagare av e-fakturor i Peppol.

En sak har ändrats nyligen och är värd att känna till om ni googlar på det här. Sedan den 1 juli 2026 ligger uppdraget som Sveriges Peppolmyndighet och frågorna om e-faktura hos Upphandlingsmyndigheten. Tidigare låg de hos Digg. Äldre guider pekar därför på sidor som numera leder vidare.

Standarden bakom kravet

Bakom det svenska kravet ligger EU-direktivet 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling. Direktivet ålägger medlemsstaterna att se till att offentliga köpare tar emot och behandlar e-fakturor som följer den europeiska standarden.

Standarden heter EN 16931-1:2017 och beskriver en semantisk datamodell för kärnelementen i en elektronisk faktura. Kommissionen pekade ut den i ett genomförandebeslut 2017 tillsammans med två tillåtna syntaxer: UN/CEFACT CII och UBL.

Det ni behöver ta med er är att standarden bestämmer vilka fält som ska finnas och vad de heter. Den är skälet till att en e-faktura kan gå från ert bokföringsprogram till kommunens ekonomisystem utan att någon flyttar siffror för hand.

Vad Peppol är

Peppol är ett nätverk för att skicka elektroniska inköpsdokument mellan företag och offentliga organisationer. Det är inte en portal och inte en tjänst ni loggar in på. Peppol beskriver sig själva som en förutsättning för utbytet, inte som en leverantör av utbytestjänster.

Nätverket bygger på anslutningspunkter. Enligt Peppols egen beskrivning är anslutningspunkter certifierade tjänsteleverantörer som kopplar upp sig mot varandra och distribuerar meddelanden mellan köpare och säljare enligt en öppen fyrhörnsmodell. Ni har avtal med en leverantör, mottagaren har avtal med en annan, och de två pratar med varandra.

Det praktiska värdet står också i Peppols eget material: både köpare och säljare behöver bara en tjänsteleverantör för att handla, i hemlandet och utomlands, och alla godkända leverantörer kan skicka och ta emot Peppol-dokument. Ni är alltså inte bundna till kundens val av system.

Formatet som används för fakturor heter Peppol BIS Billing 3.0. Enligt OpenPeppols dokumentation är det en så kallad CIUS av EN 16931, alltså en preciserad användning av den europeiska standarden. Upphandlingsmyndigheten rekommenderar det formatet för att kraven på format och innehåll i lagen ska uppfyllas.

Peppol-ID och anslutningen

Adressen i nätverket heter Peppol-ID. Upphandlingsmyndigheten beskriver att ett Peppol-ID består av två delar: en som anger vilket slags nummer som används och en som är själva numret. Prefixet 0007 står för organisationsnummer och 0088 för GLN. Myndighetens eget Peppol-ID är 0007:2021006883.

En viktig detalj som sparar tid: ska ni bara skicka fakturor behöver ni inte registrera ett sökbart Peppol-ID. Det behövs för att kunna ta emot.

Anslutningen går i fyra steg.

1. Kontrollera vad ni redan har. De flesta svenska bokförings- och faktureringsprogram kan skicka e-faktura via Peppol. Fråga er leverantör innan ni köper något nytt.
2. Välj anslutningspunkt. Antingen den som ingår i programmet eller en fristående tjänsteleverantör. Upphandlingsmyndigheten säljer inga anslutningar och registrerar inga Peppol-ID.
3. Registrera er som mottagare om ni också ska ta emot fakturor.
4. Testa mot en riktig kund innan ni har en faktura som brådskar.

Ligger fakturorna i dag i ett kalkylblad eller i ett system som inte pratar med bokföringen är det oftast det steget som tar tid, inte Peppol. Hur vi kopplar ihop sådant beskriver vi under fakturering och betalningar och skräddarsydda system.

Vad fakturan måste innehålla

Formatet är en sak, innehållet en annan. Skatteverket skriver att kraven på vilka uppgifter en faktura ska innehålla är samma för en elektronisk faktura som för en på papper. Det som ska finnas enligt momslagen är bland annat datum för utfärdandet, ett unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress, varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art, datum då försäljningen utförts, beskattningsunderlaget för varje momssats, tillämpad momssats och det momsbelopp som ska betalas.

Offentliga köpare lägger normalt till egna krav i avtalet, till exempel referens, beställarnummer eller kostnadsställe. Saknas de kan fakturan bli liggande även om formatet är rätt. Fråga efter kundens fakturareferens innan ni fakturerar första gången.

Bevarandetiden

Enligt bokföringslagen 7 kap. 2 § ska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt.

För e-fakturor finns en extra regel i 7 kap. 1 §. Elektroniska handlingar ska bevaras i det format och med det innehåll de hade när de kom till företaget eller upprättades. En e-faktura sparas alltså som e-faktura. Skatteverket lägger till att uppgifterna ska vara läsbara och oförändrade under hela lagringstiden.

Hur långt offentlig sektor har kommit

Digg mätte detta i en enkät till offentlig förvaltning som publicerades i mars 2025 och avser 2023. Andelen e-fakturor av totalt antal leverantörsfakturor var 82 procent, samma nivå som 2021. Andelen kundfakturor som skickas som e-faktura till företag låg på 50 procent, upp från 24 procent i föregående mätning. 85 procent uppgav att de använder Peppol-nätverket helt eller till stor del för ingående leverantörsfakturor.

Siffrorna gäller offentlig sektor, inte svenskt näringsliv i stort. Men de säger något om sannolikheten: skickar ni en PDF till en kommun i dag är ni undantaget, inte regeln.

Det som kommer

EU antog i mars 2025 rådets direktiv (EU) 2025/516 om mervärdesskatt i den digitala tidsåldern, som brukar kallas ViDA. Två delar av det berör fakturering.

Den första gäller gränsöverskridande handel. Enligt kommissionens egen tidplan träder krav på digital rapportering för gränsöverskridande transaktioner mellan företag i kraft den 1 juli 2030. Medlemsstater som redan har inhemsk realtidsrapportering ska anpassa sina system till EU-modellen senast den 1 januari 2035.

Den andra gäller inhemsk fakturering. Genom en ändring i artikel 218 får medlemsstaterna, på de villkor de själva anger, kräva att företag i landet utfärdar elektroniska fakturor för leveranser inom landet. Tidigare krävdes ett särskilt undantag från EU för det.

Sverige har inte fattat något sådant beslut. En utredning tillsattes i februari 2026 genom direktiv 2026:9 och ska bland annat bedöma om Sverige också bör införa elektroniska fakturor och digital rapportering för transaktioner inom landet. Uppdraget ska redovisas senast den 30 november 2027.

Det är ingen anledning att skynda. Det är en anledning att inte bygga något nytt som bara klarar PDF.

Vad ni faktiskt vinner

Lagkravet är skälet de flesta börjar, men det är sällan skälet de blir kvar. En e-faktura som går in i kundens system direkt behöver ingen manuell registrering, och det är oftast där dröjsmålen sitter. Fakturaraderna kommer dessutom tillbaka i ert eget system som data, vilket gör att omsättning per kund och obetalda fakturor går att följa utan att någon sammanställer det i ett kalkylblad. Hur sådana siffror kan visas löpande beskriver vi under analys och dashboards.

Nästa steg

Ta reda på tre saker den här veckan. Vilka av era kunder som är upphandlande organisationer. Om ert nuvarande faktureringsprogram kan skicka Peppol BIS Billing 3.0. Vilken fakturareferens varje offentlig kund vill ha.

Med de svaren är resten oftast en inställning. Behöver ni hjälp att koppla ihop fakturering, bokföring och kundregister kan ni boka ett möte eller se vad som ingår bland våra paket.