Så byter ni webbyrå utan att tappa något på vägen

En byggfirma bytte byrå i mars. Nya sajten låg uppe på tisdagen. På onsdagen slutade mejlen komma fram. På torsdagen upptäckte de att adressen de annonserade mot gav 404. Domänen stod registrerad på den gamla byråns organisationsnummer, så ingen på firman kunde rätta något själv.

Inget av det berodde på illvilja. Flera saker flyttades samtidigt, och ingen hade skrivit ned vad som låg var.

Nedan står vilka inloggningar som ska byta händer, i vilken ordning, vad som brukar gå sönder och vad ni ska ha på papper. Texten är skriven för er som ska byta, oavsett vem ni byter till.

Domänen är den enda som inte går att bygga om

Ett domännamn är inte en vara ni köper en gång. Internetstiftelsen skriver rakt ut att betalning inte i sig ger någon äganderätt. En .se-domän är ett avtal mellan innehavaren, registraren och Internetstiftelsen, och rätten gäller så länge ni betalar, följer reglerna och har korrekta uppgifter i registret. Står det fel uppgifter där kan ni förlora domänen även om fakturan är betald.

Det är innehavaren som bestämmer. Inte den som byggde sajten, inte den som betalar. Slå upp er egen domän innan ni gör något annat och läs vad som står i innehavarfältet.

Står byråns namn där ska det rättas, och det ska rättas medan samarbetet fortfarande fungerar. Enligt registreringsvillkoren för .se ska registraren på befintlig innehavares begäran flytta över registreringen till den nya innehavaren senast inom fem arbetsdagar, förutsatt att den nya innehavaren godkänt villkoren och lämnat sina uppgifter.

En detalj som kostar tid om man missar den: för toppdomäner som .com gäller ICANN:s regler i stället, och där sätts ett sextio dagar långt flyttlås efter ett innehavarbyte. ICANN skriver därför att den tidigare innehavaren bör begära registrarbytet före innehavarbytet. För .se finns inget sådant lås.

Åtta inloggningar som ska byta händer

Gå igenom listan och skriv ned vem som har kontrollen i dag. Inte vem ni tror har den.

• Domänen. Innehavare, registrar och förfallodatum.
• DNS. Vilka namnservrar domänen pekar på, och vem som kan ändra posterna i zonen.
• Webbhotellet. Vems namn står på abonnemanget, och finns det ett konto ni kan logga in på.
• Koden och databasen. Var ligger källkoden, finns det en historik, och finns en färsk säkerhetskopia som någon har testat att läsa in.
• CMS. Ett eget konto med administratörsbehörighet, inte ett delat konto som heter “admin”.
• Google-kontona. Search Console, Analytics, Ads, Företagsprofil och Tag Manager. De hanteras var för sig.
• Licenser. Betalda teman, tillägg, typsnitt, bildbanker och certifikat. Notera vilket konto de är köpta på.
• Mejlen. Var brevlådorna ligger och vem som administrerar dem.

Punkten om säkerhetskopian är den som oftast visar sig vara tom. En kopia som ingen har återställt är en förhoppning, inte en kopia. WordPress egen dokumentation om flytt beskriver både filerna och databasexporten som separata delar, och det är vanligt att bara den ena finns.

Ordningen som gör att inget slocknar

Flytten går i fem steg, och stegen ska inte packas ihop.

1. Kopiera först. Den nya driften sätts upp med en kopia av sajten och testas på en tillfällig adress. Google rekommenderar att testmiljön spärras från indexering under tiden.
2. Sänk TTL. Google Search Central skriver att man bör sänka DNS-posternas TTL till ett lågt värde, exempelvis några timmar, minst en vecka före flytten. Då hinner internetleverantörernas cacheminnen uppdateras när ni väl pekar om.
3. Peka om. Byt namnservrar eller poster till den nya driften. Det är nu flytten sker.
4. Låt båda vara igång. Stäng inte av den gamla servern samma dag. Google skriver att den gamla driften ska stängas först när ni är säkra på att alla besökare, Googlebot inräknad, får innehållet från den nya.
5. Ta bort åtkomst. Sist av allt tar den gamla byrån bort sina konton, och ni byter lösenord på det som var delat.

Ska ni dessutom bygga om sajten är rådet att inte göra båda samtidigt. Google skriver uttryckligen att man ska ändra en sak i taget: byt domän först, ändra utseendet sedan. Går allt fel på en gång vet ni inte vad som orsakade det. Hur vi själva lägger upp ett sådant arbete står under vår metod.

Mejlen är det som märks först

Hemsidan kan ligga nere en timme utan att någon ringer. Mejlen kan inte det.

Mejlen styrs av poster i samma DNS-zon som pekar ut hemsidan. Flyttar någon hela zonen till en ny leverantör och bara skriver in webbservern följer inte mejlposterna med. Inkommande mejl studsar, eller försvinner utan att avsändaren märker det.

Skriv därför av hela zonen innan ni rör något. Varje post, inte bara de ni känner igen. Bestäm sedan medvetet om brevlådorna ska flytta eller ligga kvar. Ligger de kvar ska posterna föras över oförändrade till den nya zonen. Ska de flytta måste innehållet kopieras separat, och det tar längre tid än ni tror om någon har tio års mejl.

Redirects är den tysta förlusten

Det här är felet som kostar mest och syns minst. Den nya sajten fungerar. Besökarna som kommer via startsidan märker ingenting. Men varje gammal adress som någon har länkat till, bokmärkt eller annonserat mot pekar nu på en 404.

Google skriver att en permanent omdirigering, alltså HTTP 301 eller 308, används som signal om att den nya adressen ska vara den kanoniska, medan en tillfällig omdirigering inte gör det. De skriver också att permanenta omdirigeringar inte innebär någon förlust av PageRank. Rätt satta redirects kostar alltså ingenting i synlighet. Uteblivna gör det.

Gör så här innan gamla sajten stängs av: hämta en lista över alla adresser som finns i dag, till exempel ur sajtkartan och ur Search Console, och para ihop varje adress med sin nya motsvarighet. Adresser som inte har någon motsvarighet ska ge 404 eller 410, inte pekas till startsidan.

Räkna med att det tar tid. Google skriver att en flytt sker per adress och att det för medelstora sajter kan dröja några veckor eller mer innan de nya adresserna börjar visas i stället för de gamla. Behåll därför omdirigeringarna länge. Vad en ombyggnad brukar kosta och vad som ingår har vi skrivit om i vad en hemsida kostar.

Google-kontona hanteras var för sig

Det räcker inte att den nya byrån “får tillgång”. Ni ska själva stå som ägare, och den gamla byrån ska tas bort.

I Search Console finns två sorters ägare. En verifierad ägare har bevisat ägarskapet med en token, till exempel en HTML-fil på sajten. En delegerad ägare har fått rätten av en verifierad ägare. Google skriver att en egendom måste ha minst en verifierad ägare, och att man tar bort en verifierad ägare genom att ta bort dennes token från sajten. Ligger byråns verifieringsfil kvar i den kopia ni flyttar följer alltså deras ägarskap med.

I Google Företagsprofil kan det finnas flera ägare men bara en primär ägare. Google skriver att profilen måste ha minst en annan ägare eller ansvarig för att det primära ägarskapet ska gå att överföra. Bjud alltså in er själva först, överför sedan.

I Google Ads styr åtkomstnivån vad någon kan göra. Enligt Googles egen tabell är det bara nivån administratör som kan ge kontoåtkomst, ändra andras åtkomstnivåer och ta bort länken till ett förvaltarkonto. Ligger kontot under byråns förvaltarkonto är det den länken som ska bort, inte bara en användare.

I Analytics krävs rollen administratör på kontonivå för att radera användare, och Google skriver att radering bara går att göra på kontonivå. Har ni bara behörighet på egendomsnivå kan ni se data men inte städa i behörigheterna.

Har byrån hanterat era kunders personuppgifter, till exempel i formulär eller nyhetsbrev, är byrån personuppgiftsbiträde. IMY skriver att det då ska finnas ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal, och det avtalet reglerar bland annat vad som ska hända med uppgifterna när samarbetet upphör. Be om det, och be om besked om att uppgifterna raderas.

Om ni inte kommer överens

Det förekommer att en byrå vägrar lämna ifrån sig. För .se är läget tydligare än många tror. Registreringsvillkoren säger att den avlämnande registraren ska lämna ut auktoriseringskoden senast fem arbetsdagar efter innehavarens begäran, och att avgift för registrarbytet inte får tas ut av den som lämnar ifrån sig domänen. Lämnas koden inte ut i tid har Internetstiftelsen rätt att ta fram och lämna ut den. Villkoren gäller dessutom före registrarens egna villkor.

För toppdomäner under ICANN gäller andra regler men samma princip: obetalda framtida registreringsperioder är enligt transferpolicyn inte ett giltigt skäl att neka en flytt.

Handlar tvisten om vem som har rätt till själva namnet finns Alternativt tvistlösningsförfarande, ATF, som Internetstiftelsen administrerar genom WIPO. Var realistiska med det: ATF prövar tre kriterier samtidigt, och ett av dem är att innehavaren ska ha handlat i ond tro. Det är ingen genväg förbi ett avtal ni själva har skrivit under.

Vad ni ska ha innan ni säger upp

Skicka den här listan som ett mejl och be om skriftligt svar. Gör det innan uppsägningen, inte efter.

• Alla domäner ni har, med innehavare, registrar och förfallodatum.
• En fullständig avskrift av DNS-zonen.
• En säkerhetskopia av filer och databas, med datum, som ni har testat att läsa in.
• Inloggningar till webbhotell och CMS på egna konton med administratörsbehörighet.
• Var källkoden ligger och vem som har rätt att använda den enligt avtalet.
• Vilka licenser som är betalda, på vilket konto, och om de följer med.
• En lista över redirects som redan finns.
• Vilket datum byrån tar bort sin åtkomst.

Punkten om källkoden är värd en extra fråga. Ett vanligt avtal ger er rätt att använda och ändra sajten, men byrån kan behålla rätten till egna ramverk eller komponenter. Det är inte oskäligt, men ni ska veta om det innan någon annan ska vidareutveckla.

När det är läge att byta, och när det inte är det

Byt när ni inte får svar, när ni inte kan se vad ni betalar för, eller när ni inte har tillgång till era egna konton. Det sista är skäl nog i sig.

Byt inte bara för att sajten känns gammal. En sajt som fungerar tekniskt men ser trött ut är ofta en fråga om design och innehåll, inte om att bygga om allt. En sajt som inte syns i sök behöver oftast arbete med innehåll och struktur snarare än en ny leverantör. Ny sajt och ny byrå är två beslut, och de blir billigare var för sig. Vad vi själva levererar och överlämnar står under hemsida för företag.

Nästa steg

Gör en sak i dag: slå upp er domän och läs vem som står som innehavare. Tar det mer än tre minuter att få fram svaret har ni redan hittat det första som ska rättas.

Vill ni ha ett utifrånperspektiv på vad som ligger var innan ni säger upp något kan ni beställa en gratis analys. Vi tittar på domän, drift, redirects och behörigheter och skriver ned vad vi hittar, oavsett om ni anlitar oss eller inte.